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不再做“救火员”,高效时间管理让你告别996!

时间:2019-12-02     阅读次数:18398

一个管理者的职位越高,其不能自由支配的时间也一定越多!

——德鲁克


当你询问管理者,是什么阻碍了他们成功地完成工作时,大部分人都会千篇一律地抱怨说:工作量大、突发事件太多,会议多……囿于事务性的工作,无法集中精力来完成手头上的重要项目。


为了避免浪费时间的现象重复出现,必须对管理者的时间进行管理。管理者永远没有时间做每件事,但可以通过时间管理,保证他们永远有时间做最重要的事。


以下是《卓越经理人管理能力发展研修班1901班学员——江西康威集团总裁办公室主任吴同学的精彩分享,主题为《运用“时间管理”提升团队效率》。相信对于现在处于迷茫和困顿的管理者来说,有一定的帮助。以下由财智君精编。


大家好!很高兴来到《卓越经理人管理能力发展研修班1903班现场做这次分享。今年开始,我们公司因为市场竞争的关系,对人员进行了一些精简,扩充到一线部门。
我所在的行政部人员几乎精简了一半,并且考核和任务比原来更重。因为人员少、事情多杂、经常会顾此失彼,还会遗漏一些事情。
通过在财智管理学院《卓越经理人管理能力发展研修班》8个月的学习,我掌握到目标分解、80/20法则、四象限和猴子法则、5S管理等高效管理的方法和时间管理工具,并将其运用到部门管理和岗位工作中去,变被动为主动,减少干扰,极大的提高工作效率和组织绩效。
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Smart原则,值得拥有的工作套路!


Smart原则又称为目标管理原则。具体指:明确性、衡量、时限性、相关性、可实现性。
学习《管理者的角色认知》的课程后,回到岗位上,第一时间就将集团下给部门的目标,利用smart原则,具体分解到各个岗位。
我第一步是将其分解成可以量化、可以考核的具体数据,然后制定月度的考核、年度的考核,设定它的评分规则,包括完成的时限,要达到什么样的效果。

还有在每一项在考核里面占的是多少权重,然后与部门的员工进行一个沟通。这要统一思想,让员工知道公司主要关注的是什么?


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80/20法则让你事半功倍!


80/20法则是指用80%的结果可以用20%的时间来取得;用20%的工作时间完成80%的事情,这就是最大的工作效率。
根据预先计划、要事优先原则,我采用了80/20法则。
就是年度月度的计划里权重大的前三项是重点关注项目,常规性的事物,按照顺序制成表格,分解到每个月,周期长的可以编制专项计划。

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比如说3~6月份跨越的,你这个时候就可以采用横道图的形式,包括多个部门协作。
牵扯到比如说研发部、采购部、还有行政部,甚至包括销售部门,你就可以通过横道图明确各个部门的职责,还有完成的时间节点,闭环确认。
在会议上及时纠编,如果是跟你的目标进度要求不一致的时候,在这里面一定要抓住他的要事优先
如果你每一个项目都花同样的精力去做去抓的话,你很可能什么都没有完成好,所以这里面一定要抓住权重大的前三项的重要事务,一般把前三项重要的事务处理好。其他的应该可以说是锦上添花。

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管理中,还在扮演救火队员吗?


时间管理四象限根据紧急两个要素,将工作分为:重要紧急、重要不紧急、紧急不重要、不重要不紧急。
根据四象限原则,我首先是整个部门的一个目标量化,分解了以后,然后再制定岗位工作计划,采用要事优先的原则
确定了主要的事项以后,再合理的分配好时间,做到缓急有序,最后落实责任。
从部门到各个岗位都按照这个划分法则。合理的分配好时间,主要的精力放在处理第二象限:重要但不紧急的事情。

以下是我们行政部工作四象限划分:

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第一象限是重要又紧急的,第四象限是紧急不重要的如果重要和紧急的事情多了会怎么样?它会导致我们手忙脚乱,顾此失彼。
所以主要精力要放在第二象限的事情让第二象性的事情常态化。
但是第一和第四象限的事情又是不可避免的,所以我们要留出充足的时间来处理第一和第四象限的事情,这样我们就会做到游刃有余。
第二象限的事物常态化后,再结合80/20法则、将要事进行排序。建章立制、人资的相关制、公司资质和申报及维护,我排在了前四。这是我们行政部比较关注的一个重点。
第三象限就是既不重要也不紧急的,有时间就可以回复和处理,没时间暂时不予处理。


甩掉你身上多余的猴子!


当我们把工作事项有效区分轻重缓急后,全部都由管理者自己来做?
开玩笑,那不是把管理者累死。但是,在实际工作中,每一天我们都上演着这样的事情。
首先就是要落实责任,在职责范围的事情,让员工自己去独立处理,我们把控节点,但不要干涉过程,避免重复的投入,防止拖延、扯皮、坐、等、靠。

所谓猴子法则?从管理上来说,就是说每一个人的工作任务就相当于是猴子,当你分配给下属这些猴子这些工作任务的时候,你要防止下属,把猴子又重新放到你身上来。

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合理授权,充分利用员工的智慧
部门的一名员工就是谈工伤索赔的事情,保险公司不答应,找出种种理由来,然后他就找到我,说xx公司在这边的人不配合,就是不愿意。然后我就叫他把合同拿出来,一条一条对着看,然后帮助她理清了一下沟通的思路。
紧接着,她自己去处理,她做的比我想的更好。最后的结果是,保险公司主动给我们打电话来商谈保险理赔的事情。
一个成功的管理者,自己不深陷事务性的工作,下属在忙碌中成长,那么,这个管理性授权就合理的。
在任何时候,学习都是通往成功的唯一捷径!
对于急迫想要改变现状,又无力自行化解的管理者来说,系统的学习先进实用的管理理念和方法是最佳的选择。
江西财智管理学院《卓越经理人管理能力发展研修班》帮助学员转变心态,启迪思维,掌握管理工具,提升管理技能,让自己从“忙、盲、茫”的处境中释放出来,轻松成为时间和工作的主宰者!
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